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REPORTE DE NOVEDADES

Una novedad es la modificación de los datos básicos o complementarios reportados en el momento del ingreso a la EPS o cambios en la condición de la afiliación.

Estas novedades sólo pueden ser realizadas por los cotizantes y cabezas de familia, solo en casos especiales como fallecimiento del cotizante, fallos judiciales, requerimientos de una autoridad competente o en los casos que se evidencie algún riesgo que pueda afectar la integridad del afiliado podrán ser reportados por los beneficiarios para temas de exclusiones o desafiliaciones.

Es importante recalcar que cualquier novedad que se realice a la afiliación debe ser reportada a través del Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS o a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes con sus respectivos soportes que acrediten la aplicación de cada novedad.

TIPOS DE NOVEDAD

1. Modificación de datos básicos de identificación:

Esta novedad se reporta cuando el cotizante, el cabeza de familia o la institución autorizada, modifica uno o varios de los datos básicos de identificación del cotizante, cabeza de familia, beneficiarios o afiliados adicionales, para lo cual debe presentar el documento de identidad, en el que consten tales modificaciones.

2. Corrección de datos básicos de identificación:

Si los datos básicos de identificación (Apellidos, nombres, fecha de nacimiento, sexo, tipo y número de documento de identificación) del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional quedaron mal registrados en la base de datos de afiliados vigente y no coinciden con los del documento de identidad, el afiliado debe reportar la novedad a la EPS la novedad de “Corrección de datos básicos” de identificación en el Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al Sistema General de Seguridad Social en Salud –SGSSS y anexar la copia del documento de identidad.

3. Actualización del documento de identidad:

Esta novedad se reporta cuando el cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional cumplió la edad que le obliga a cambiar de documento de identidad (Registro Civil de Nacimiento por Tarjeta de Identidad o Tarjeta de Identidad por Cédula de Ciudadanía) o en el caso de los extranjeros por perdida de vigencia del documento de identificación, según las normas de migración.

4. Actualización y corrección de datos complementarios:

Esta novedad se reporta cuando los datos complementarios registrados en el formulario de afiliación del cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional requieren actualizarse o modificarse.

5. Terminación de la inscripción en la EPS (Desafiliación):

La terminación de la inscripción en la EPS, se producirá cuando el cotizante en el Régimen Contributivo o el cabeza de familia en el subsidiado reporte alguna de las siguientes novedades:

Traslado.
Pérdida de las condiciones para seguir cotizando cuando se ha agotado la protección laboral, el mecanismo de protección al cesante o no se tenga derecho a ellos y no opere la movilidad.
Extinción de la condición de beneficiario.
Fijación de residencia fuera del país.
Cumplimiento de las condiciones para pertenecer a un Régimen Exceptuado o Especial.
Cumplimiento de las condiciones para estar como cotizante en el Régimen Contributivo, según la autoridad competente.
Cuando se trate de personas privadas de la libertad y la cobertura está a cargo del Fondo Nacional de Salud de las Personas Privadas de la Libertad.

Para acreditar la terminación de la inscripción en la EPS por viaje al exterior el usuario debe adjuntar Fotocopia de tiquete, pasaporte y visas los cuales certifiquen la salida del país o documento que compruebe que su lugar de residencia es fuera del territorio Colombiano.

6. Reinscripción en la EPS:

Esta novedad aplica en los casos donde el cotizante del Régimen Contributivo o el cabeza de familia en el subsidiado han sido afectados por la novedad de terminación de la inscripción en una EPS, y desean realizar una nueva inscripción por cumplir nuevamente con las condiciones para estar el SGSSS.

En la aplicación de esta novedad se puede reportar la actualización o corrección de los datos complementarios y los inicios de relaciones laborales.

7. Inclusión de beneficiarios o de Afiliados Adicionales:

Esta novedad se reporta para incluir un miembro del núcleo familiar que cumple las condiciones para ser beneficiario. También aplica para la inscripción de otros familiares como afiliados adicionales cuando estos se encuentren hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, en el régimen contributivo.

Para poder aplicar esta novedad el cotizante o cabeza de familia debe adjuntar además del documento de identidad de cada afiliado, los siguientes soportes que acrediten la calidad de los beneficiarios así:

Parentesco Soportes documentos de acreditación
Conyugue Registro Civil de matrimonio
Compañero o compañera permanente Declaración de convivencia firmada por las dos partes
Padres Registro Civil del cotizante
Hijos Registro Civil del hijo
Hijos adoptivos Certificado de adopción o acta de entrega del menor, emitido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar o entidad autorizada
Hijos mmenores de 25 años y los hijos de cualquier edad con incapacidad permanente Documento en que conste la pérdida de la patria potestad o el certificado de defunción de los padres o la declaración suscrita por el cotizante sobre la ausencia de los dos padres
Hijos mayores de 25 años Certificado de incapacidad permanente emitido por la EPS o por la junta regional o nacional de certificación de validez
Nietos Registro Civil del cotizante, del hijo del cotizante y del nieto
Menores en custodia Orden judicial o acto administrativo expedido por la autoridad competente
Hermano Registro Civil del cotizante y del hermano
Abuelo Registro Civil del cotizante y del padre o madre, según corresponda
Bisabuelo Registro Civil del cotizante, del padre o madre y del abuelo según corresponda
Bisnieto Registro Civil del cotizante, del hijo del cotizante y del nieto que corresponda y del bisnieto
Tío Registro Civil del cotizante, del padre o madre correspondiente y del tío
Sobrino Registro Civil del cotizante, del hermano del cotizante y del sobrino

8. Exclusión de beneficiarios o de afiliados adicionales:

Esta novedad se reporta para excluir del núcleo familiar a un beneficiario que ha perdido las condiciones para serlo, tales como superar la edad exigida, inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar, pérdida de la condición de cónyuge o compañera(o) permanente, o cuando el beneficiario va a integrar otro núcleo familiar. También aplica para la exclusión de un afiliado adicional.

Para cualquier situación, a excepción de los casos donde el afiliado inicia una relación laboral, la solicitud debe realizarse por escrito explicando el motivo y aportar los documentos soportes según corresponda así:

Cónyuge – debe presentar la sentencia judicial de terminación del vínculo matrimonial, o en la escritura pública según corresponda, la cual debe especificar se pactaron deberes alimentarios el cual incluye el Servicio de Salud al usuario que se desea retirar como beneficiario, si en la sentencia judicial de divorcio no se dispuso el deber de alimentos, podrá ser desafiliado siempre y cuando no se compruebe la existencia de un tratamiento a una enfermedad adquirida con anterioridad a la fecha de divorcio.

Compañero(a) permanente – debe adjuntar la declaración de extrajuicio sentencia judicial según sea el caso, en la cual se aclare se acordó total independencia entre los cónyuges de las obligaciones alimentarías, recordando que dentro de esa clase de obligación se encuentra el Servicio de Salud y carta diligenciada por el cotizante solicitando el retiro de sus beneficiarios.

Por viaje al exterior – debe adjuntar fotocopia de tiquetes, pasaporte y visas los cuales certifiquen la salida del país o documento que compruebe que su lugar de residencia es fuera del territorio Colombiano.

Tener en cuenta que la novedad será viable siempre que no existan tratamientos en curso para la persona que desean retirar.

9. Inicio de relación laboral o adquisición de condiciones para cotizar:

Esta novedad se reporta cuando el cotizante, cabeza de familia, beneficiario o afiliado adicional inicia una relación laboral o adquiere condiciones para cotizar, es importante tener en cuenta que si se trata del cabeza de familia o un beneficiario en el Régimen Subsidiado deberá marcar la novedad de Movilidad.

10. Terminación de la relación laboral o pérdida de las condiciones para seguir cotizando:

Esta novedad se reporta cuando un afiliado cotizante dependiente termina su relación laboral o cuando el cotizante independiente pierde las condiciones para continuar como cotizante.

La terminación de la relación laboral se tramita a través del Formulario Único de Afiliación solo en los casos en que no se reporte oportunamente la novedad por medio de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, adjuntando carta formal de la empresa o del trabajador independiente.

11. Movilidad:

La movilidad en el SGSSS en el cambio de régimen dentro de una misma EPS, la novedad de movilidad del Régimen Contributivo al Régimen Subsidiado debe reportarse por el cotizante de manera individual y directa a la EPS a través del Formulario Único de Afiliación y Registro de Novedades al SGSSS, o a través del SAT cuando entre a operar, al día siguiente de la terminación de la vinculación laboral o de la pérdida de las condiciones para seguir cotizando como independiente y a más tardar el último día calendario del respectivo mes o al día siguiente del vencimiento del período de protección laboral o del mecanismo de protección al cesante, si los hubiere.

Así mismo esta novedad debe reportarse cuando el cabeza de familia o alguno de sus beneficiarios del régimen subsidiado inicia una relación laboral o adquiere las condiciones para cotizar y debe permanecer en la misma EPS en el Régimen Contributivo.

12. Traslado:

Esta novedad se reporta cuando el cotizante o el cabeza de familia, en ejercicio del derecho a la libre elección, manifiesta su decisión de cambiarse a otra EPS del mismo o de distinto régimen.

Para ejercer el derecho al traslado, el afiliado cotizante o cabeza de familia debe:

Encontrarse inscrito en la misma EPS por un período mínimo de trescientos sesenta (360) días calendario continuos o discontinuos, contados a partir del momento de la inscripción.

No estar internado en una institución prestadora de servicios de salud, lo cual también aplica a cualquier miembro de su núcleo familiar.

Estar a paz y salvo el trabajador independiente en el pago de las cotizaciones al SGSSS.

Inscribir en la solicitud de traslado a todos los integrantes de su núcleo familiar.

Cuándo no aplica la regla general de permanencia
• Cuando la EPS deje de operar por disolución o liquidación, revocatoria de la autorización o retiro del municipio.
• Cuando se presenten deficiencias en la prestación o suspensión del servicio o haya menoscabo a la libre escogencia de IPS o cuando red de prestadores no corresponda a la prometida.
• Cuando se unifique el núcleo familiar de los cónyuges o compañero(a)s permanente(s) o cuando un beneficiario cambie su condición a la de cónyuge o compañero(a) permanente o ingresa a otro núcleo familiar.
• Cuando el afiliado cambie la residencia y la EPS donde se encuentra inscrito no tiene cobertura en el respectivo municipio.
• Cuando la afiliación o inscripción haya sido efectuada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social –UGPP; el empleador o la administradora de pensiones o la entidad territorial.
• Cuando se presenten deficiencias en la prestación o suspensión del servicio o haya menoscabo a la libre escogencia de IPS o cuando red de prestadores no corresponda a la prometida; previa autorización de la Supersalud.

13. Reporte de fallecimiento:

Aplica cuando el cotizante, el cabeza de familia o los beneficiarios o afiliados adicionales fallecen. Cuando el fallecido es el cotizante o el cabeza de familia, la novedad debe reportarla el beneficiario.

► Por fallecimiento - deben presentar el certificado de defunción para proceder a retirar al miembro del grupo familiar.

Tener en cuenta que, si el fallecimiento es del cotizante, todo el grupo familiar quedará retirado hasta que formalicen nueva afiliación ante el Sistema General de Seguridad Social en Salud para el resto de las personas del grupo básico.

14. Reporte del trámite de protección al cesante:

Esta novedad se reporta cuando el cotizante termina la relación laboral o pierde las condiciones para seguir cotizando y solicita cobertura de protección al cesante a la Caja de Compensación Familiar en la que se encuentra afiliado.

Para esta novedad se hace necesario adjuntar carta de la Caja de Compensación donde se identifique que el cotizante se ha hecho acreedor a esta protección.

15. Reporte de la calidad de pre-pensionado o Pensionado:

La novedad de pre-pensionado se reporta cuando el cotizante ha radicado la solicitud para el reconocimiento de pensión, no se encuentra obligado a cotizar y hace el esfuerzo financiero para seguir cotizando sobre un (1) salario mínimo mensual legal vigente.

La novedad de pensionado se reporta por el cotizante a quien le ha sido reconocida una pensión y se encuentra obligado a cotizar como pensionado, en este caso el usuario debe adjuntar copia de la resolución que acredite la condición de pensionado.

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